Room Copilot, Booking sites for LoveRooms

Article 1 — Objet, champ d'application et documents contractuels

Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après « CGV ») régissent les relations contractuelles entre : • BAAM SAVOIE, entrepreneur individuel, immatriculé sous le numéro SIRET 53005804900038, dont le siège est situé 59 rue de Ponthieu, Bureau 326, 75008 Paris, FR (TVA non applicable, article 293 B du CGI) (ci-après « Room Copilot » ou « le Prestataire ») • Tout professionnel, hôte exploitant, propriétaire, conciergerie ou structure gérant un ou plusieurs hébergements, ayant créé un compte sur la plateforme Room Copilot (ci-après « l'Hôte » ou « le Client ») Les présentes CGV s'appliquent exclusivement aux relations entre professionnels au sens de l'article L.110-1 du Code de commerce. Elles excluent expressément tout consommateur au sens du Code de la consommation, sauf disposition légale impérative contraire. La hiérarchie des documents contractuels est la suivante, par ordre de prévalence décroissant : (1) Bon de commande ou offre souscrite ; (2) Présentes Conditions Générales (vente et utilisation) ; (3) Accord de Sous-traitance RGPD (DPA) ; (4) Mandat de facturation accepté dans le Cockpit ; (5) Politiques et chartes applicables. En cas de contradiction entre ces documents, le document de rang supérieur prévaut. Note : Un client professionnel peut être assimilé à un consommateur s'il emploie 5 salariés maximum, que la prestation n'entre pas dans son activité principale et qu'elle est conclue à distance. Dans ce cas, les règles protectrices du consommateur s'appliquent. Version documentaire : 2026-07-1.0.

Article 2 — Définitions

Au sens des présentes CGV, les termes suivants ont la signification suivante : • Plateforme : l'ensemble des services accessibles sur Room Copilot et le domaine professionnel de Room Copilot, incluant le Cockpit, le Moteur de Réservation, les Outils IA, le Site Voyageur et les intégrations tierces. • Cockpit : interface professionnelle accessible sur le domaine professionnel de Room Copilot, non indexée par les moteurs de recherche, permettant à l'Hôte de gérer son établissement, ses réservations, sa tarification et ses équipes. • Site Voyageur : site internet de réservation directe généré par l'IA pour le compte de l'Hôte, hébergé par Room Copilot sur un sous-domaine Room Copilot pendant l'essai, puis sur le domaine de l'Hôte après souscription. • Moteur de Réservation : système permettant aux voyageurs de consulter les disponibilités, de réserver et de payer directement sur le site de l'Hôte. • Outils IA : fonctionnalités d'intelligence artificielle intégrées à la Plateforme : création de site, rédaction de contenu, tarification dynamique, chatbot voyageur. • Chatbot : assistant conversationnel IA déployé sur le Site Voyageur de l'Hôte pour répondre aux questions des voyageurs. • OTA : plateformes de réservation en ligne tierces (Airbnb, Booking.com, etc.) synchronisées via Beds24. • Hôte : professionnel ou exploitant ayant souscrit un abonnement Room Copilot. • Voyageur : personne physique effectuant une réservation sur le Site Voyageur de l'Hôte. • Abonnement : contrat à durée déterminée (mensuel ou annuel) donnant accès à l'offre souscrite. • Essai : période d'accès gratuit sans carte bancaire, d'une durée configurable par Room Copilot (durée publiée au moment de l'inscription, par défaut 14 jours), portant sur l'offre d'intention marketing choisie par l'Hôte ou, à défaut, sur l'offre de repli configurée (souvent Pro). • Murs Doux : fonctionnalités disponibles uniquement après souscription d'un abonnement payant (indexation SEO, domaine personnalisé selon offre, sync OTA active, chatbot voyageur en production, encaissement réel, etc.). • Mandat de Facturation : mandat exprès donné par l'Hôte à Room Copilot pour émettre des factures en son nom et pour son compte. • Carte cadeau : titre prépayé émis pour le compte de l'Hôte, permettant à son bénéficiaire d'imputer tout ou partie de sa valeur sur une ou plusieurs prestations proposées par l'Hôte, notamment une réservation d'hébergement, une prestation complémentaire ou tout autre produit ou service éligible. • Bon à usages multiples (BUM) : carte cadeau pour laquelle, lors de son émission, le lieu de la fourniture ou la TVA applicable aux biens et services sous-jacents n'est pas déterminé avec suffisamment de précision pour liquider la taxe au moment de l'émission. • Émission matérielle de facture : génération, numérotation, mise à disposition et transmission technique d'une facture par Room Copilot au nom et pour le compte de l'Hôte, sans transfert de la qualité de vendeur ni de la dette fiscale. • Compte de paiement de l'Hôte : compte de paiement connecté par l'Hôte auprès du prestataire de paiement choisi, sur lequel sont versés directement les fonds issus des ventes.

Article 3 — Création de compte et habilitation

La création d'un compte sur la Plateforme est réservée aux professionnels et hôtes exploitants. L'Hôte garantit l'exactitude et la complétude des informations fournies lors de l'inscription (identité, coordonnées, SIREN/SIRET, statut TVA, adresse de facturation). L'Hôte est seul responsable de la confidentialité de ses identifiants de connexion. Il est responsable de toute utilisation de son compte, y compris par les membres de son équipe auxquels il a accordé un accès. Toute connexion effectuée avec ses identifiants est présumée effectuée par l'Hôte. En cas de compromission ou d'utilisation non autorisée de son compte, l'Hôte s'engage à en informer Room Copilot sans délai à l'adresse support@roomcopilot.fr. L'Hôte s'interdit de partager ses identifiants, de contourner les quotas de l'offre souscrite, de revendre ou sous-licencier l'accès à la Plateforme, ou d'utiliser la Plateforme pour le compte de tiers non déclarés. Room Copilot se réserve le droit de suspendre ou de clôturer tout compte en cas de violation de ces obligations, de fraude avérée, d'accès illicite ou de risque pour la sécurité de la Plateforme.

Article 4 — Offres, fonctionnalités et quotas

Les offres commerciales (Starter, Pro, Business, Excellence, Intégration, et leurs options annuelles ou mensuelles), les quotas (établissements, chambres, langues, widgets), les entitlements (site builder, blog IA, domaine personnalisé, synchronisation OTA, chatbot voyageur, analytics) et les prix affichés en euros HT sont ceux publiés sur la page tarifs de Room Copilot au moment de la souscription ou du changement d'offre. L'Hôte souscrit l'offre choisie (ou l'offre d'intention marketing retenue pour l'essai). Un récapitulatif des caractéristiques et du prix est présenté avant paiement. Room Copilot peut faire évoluer le catalogue pour les nouvelles souscriptions ; l'offre déjà engagée pour une période en cours n'est pas dégradée substantiellement sans information préalable. L'offre « Intégration » (widgets / moteur de réservation) est destinée aux Hôtes disposant déjà d'un site internet et souhaitant y intégrer le moteur Room Copilot sans site builder ni blog IA. Les autres offres incluent, selon leurs entitlements, le cockpit, le site voyageur, les intégrations channel et les outils IA. Room Copilot se réserve le droit de faire évoluer les fonctionnalités de la Plateforme pour des raisons de maintenance, de sécurité, de conformité réglementaire ou d'amélioration du service, sans dégrader substantiellement le niveau de service de l'offre souscrite en cours de période. En cas de dépassement des quotas de l'offre souscrite, Room Copilot peut bloquer l'accès aux fonctionnalités concernées et inviter l'Hôte à souscrire une offre supérieure. Un changement d'offre à la hausse peut prendre effet immédiatement (prorata Stripe le cas échéant) ; un changement à la baisse depuis le cockpit s'applique en fin de période courante, sans remboursement partiel.

Article 5 — Essai gratuit sans carte bancaire — Logique hybride

Room Copilot propose un essai gratuit sans saisie de carte bancaire, d'une durée de 14 jours (valeur configurable par l'administration plateforme et publiée au moment de l'inscription). L'offre d'essai suit l'intention marketing de l'Hôte (slug d'offre cliqué sur la page tarifs, y compris Intégration) avec repli sur l'offre par défaut configurée (souvent Pro). L'essai démarre à la première connexion suivant la validation de l'adresse email. 5.1 — Fonctionnalités disponibles pendant l'essai (sous réserve des entitlements de l'offre d'essai) : • Accès au Cockpit et au processus d'onboarding jusqu'au choix de formule • Génération ou prévisualisation du Site Voyageur par l'IA lorsque l'offre le prévoit • Prévisualisation sur un sous-domaine Room Copilot non indexé par les moteurs de recherche • Configuration des tarifs, disponibilités, upsells et paramètres de l'établissement • Configuration du compte Stripe Connect (sans encaissement réel tant que les Murs Doux ne sont pas levés) 5.2 — Fonctionnalités conditionnées à l'abonnement payant (Murs Doux), selon l'offre : • Indexation des moteurs de recherche et référencement naturel du Site Voyageur • Connexion d'un domaine personnalisé (inclus ou en option selon la formule et la périodicité) • Synchronisation OTA active (Airbnb, Booking.com, etc. via le channel manager) • Chatbot voyageur en production (visible par les voyageurs) • Encaissement réel des réservations directes À l'issue de la période d'essai, sans souscription d'un abonnement, le compte est suspendu. Les données sont conservées pendant 90 jours à compter de la fin de l'essai, puis supprimées définitivement, sous réserve des obligations légales. Une séquence de relance automatisée peut être envoyée pendant cette période. Room Copilot ne garantit aucun résultat commercial, de référencement ou de réservation pendant la période d'essai. L'essai est limité à un seul compte par Hôte. Tout abus (création de comptes multiples, utilisation frauduleuse) entraîne la suspension immédiate.

Article 6 — Prix, TVA et modalités de paiement

Les prix des abonnements sont exprimés en euros. Aucune TVA n'est facturée : TVA non applicable, article 293 B du CGI. En cas de sortie du régime de franchise, la TVA au taux légal s'appliquera aux échéances postérieures à la date d'effet du changement de régime, notifiée à l'Hôte au moins 30 jours à l'avance. Le paiement est effectué par prélèvement automatique via Stripe, opérateur de paiement sécurisé. L'Hôte autorise Room Copilot à prélever le montant de l'abonnement à chaque échéance. Pour l'abonnement mensuel, le prélèvement est effectué à la date anniversaire de souscription chaque mois. Pour l'abonnement annuel, le prélèvement est effectué en une seule fois à la date de souscription. En cas d'échec de prélèvement, Room Copilot adresse une notification à l'Hôte. Un délai de grâce de 7 jours est accordé pour régulariser la situation. À l'issue de ce délai, sans régularisation, l'accès à la Plateforme est suspendu. Les pénalités de retard s'appliquent comme suit : intérêts de retard au taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage, conformément à l’article L.441-10 du Code de commerce. Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros est due de plein droit en cas de retard de paiement. Room Copilot se réserve le droit de modifier ses tarifs. Toute modification tarifaire est notifiée à l'Hôte au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. L'Hôte qui refuse la modification peut résilier son abonnement sans frais avant la date d'effet.

Article 7 — Durée, renouvellement et résiliation

7.1 — Abonnement mensuel L'abonnement mensuel est souscrit pour une durée d'un mois, renouvelable tacitement à chaque échéance. L'Hôte peut résilier son abonnement à tout moment depuis son Cockpit (rubrique Paramètres > Abonnement). La résiliation prend effet à la fin de la période mensuelle en cours, sans remboursement du mois entamé. 7.2 — Abonnement annuel L'abonnement annuel est souscrit pour une durée de 12 mois, payé comptant et non remboursable, sauf faute prouvée de Room Copilot ou obligation légale. Room Copilot adresse un rappel de renouvellement à l'Hôte au moins 30 jours avant l'échéance annuelle. Sans résiliation notifiée avant l'échéance, l'abonnement est renouvelé pour une nouvelle période annuelle. 7.3 — Effets de la résiliation À la date d'effet de la résiliation, l'accès à la Plateforme est suspendu. Les données de l'Hôte sont conservées pendant 30 jours à compter de la date de fin d'abonnement. L'Hôte peut demander un export de ses données par email à support@roomcopilot.fr pendant cette période. À l'issue des 30 jours, les données sont supprimées, à l'exception des factures et documents de réservation conservés à titre d'archive pendant 10 ans maximum conformément aux obligations légales de conservation comptable. L'Hôte est seul responsable de la conservation de ses propres données, documents comptables et fiscaux. Room Copilot ne constitue pas le système d'archivage légal de l'Hôte.

Article 8 — Suspension et résiliation pour faute

Room Copilot peut suspendre immédiatement l'accès à la Plateforme, sans préavis ni indemnité, en cas de : • Fraude, tentative de fraude ou utilisation détournée de la Plateforme • Non-paiement persistant au-delà du délai de grâce • Violation grave ou répétée des CGV ou CGU • Atteinte aux droits de tiers (propriété intellectuelle, données personnelles, droits à l'image) • Risque pour la sécurité, l'intégrité ou la réputation de la Plateforme • Décision judiciaire ou administrative En cas de suspension, Room Copilot notifie l'Hôte par email. L'Hôte dispose d'un délai de 15 jours pour contester la mesure ou régulariser sa situation. Sans réponse ou régularisation dans ce délai, Room Copilot peut procéder à la résiliation définitive du compte.

Article 9 — Coupon de réduction (inactivité sans abonnement)

En cas d'inactivité prolongée sans abonnement, Room Copilot peut adresser à l'Hôte un coupon de réduction personnalisé, dans les conditions suivantes : • Le coupon est émis et envoyé par email dans le cadre de la séquence de relance (typiquement autour de J+82 après la dernière activité) • Il offre une réduction de 20 % sur le premier mois de l'abonnement Pro mensuel, ou l'équivalent d'un mois offert sur l'abonnement Pro annuel • Il est valable 48 heures à compter de son envoi, délai strict enregistré dans le système Stripe • Il est nominatif, à usage unique et non transférable. Un seul coupon est émis par compte sur toute la durée de vie du compte • Il ne peut être cumulé avec aucune autre offre promotionnelle • Son existence n'est jamais communiquée pendant la phase de paramétrage sandbox Room Copilot se réserve le droit de ne pas émettre de coupon, notamment en cas de comportement frauduleux détecté.

Article 10 — Obligations de l'Hôte

L'Hôte s'engage à utiliser la Plateforme conformément aux présentes CGV, aux CGU et à la réglementation applicable. Il garantit notamment : 10.1 — Obligations légales et administratives : • Être titulaire des autorisations nécessaires à l'exploitation de son hébergement (déclaration en mairie, numéro d'enregistrement, classement éventuel) • Disposer d'une assurance responsabilité civile professionnelle couvrant son activité d'hébergement • Respecter les obligations déclaratives et fiscales applicables à son activité (TVA, taxe de séjour, cotisations sociales) • Se conformer aux réglementations locales, notamment les règles d'urbanisme, de sécurité et d'accessibilité 10.2 — Exactitude des informations : • Fournir des informations exactes, complètes et à jour sur son établissement, ses chambres, ses tarifs, ses disponibilités, ses équipements et ses conditions de séjour • Mettre à jour sans délai toute information devenue inexacte ou obsolète • Configurer correctement ses paramètres de TVA, taxe de séjour, caution et conditions d'annulation 10.3 — Contenus publiés : • Détenir tous les droits nécessaires sur les contenus (textes, photos, vidéos, logos) importés ou publiés via la Plateforme • Ne pas publier de contenus illicites, trompeurs, discriminatoires, portant atteinte à des tiers ou violant des droits de propriété intellectuelle • Vérifier et valider tout contenu généré par les Outils IA avant publication 10.4 — Relation avec les voyageurs : • Honorer les réservations confirmées dans les conditions affichées • Traiter les réclamations, annulations et remboursements des voyageurs • Respecter les obligations d'information précontractuelle des voyageurs • Établir et afficher ses propres CGV voyageurs, politique d'annulation et politique de confidentialité Pour les cartes cadeaux, l'Hôte s'engage notamment à : • définir clairement les prestations éligibles et les exclusions avant l'achat ; • indiquer la durée de validité, les modalités d'utilisation partielle et le traitement du solde ; • informer le Voyageur des règles applicables aux réservations, annulations, remboursements et non-présentations ; • maintenir à jour ses coordonnées légales, son régime de TVA et ses paramètres de facturation ; • vérifier chaque facture émise en son nom et corriger rapidement toute anomalie ; • conserver les justificatifs de vente, d'utilisation, de remboursement et d'expiration ; • assurer la continuité de traitement des cartes cadeaux en cas de suspension ou de résiliation de l'abonnement Room Copilot. La suspension ou la résiliation du service Room Copilot ne libère pas l'Hôte de ses obligations envers les porteurs de cartes cadeaux déjà vendues. L'Hôte doit prévoir un moyen de consultation des soldes et d'honorer les droits acquis, sous réserve des conditions contractuelles et légales applicables.

Article 11 — Réservations voyageurs et relation contractuelle

Room Copilot fournit à l'Hôte les outils techniques permettant de recevoir et de gérer des réservations directes. Room Copilot n'est pas partie au contrat conclu entre l'Hôte et le Voyageur. L'Hôte est le seul contractant du Voyageur. Room Copilot n'intervient pas en qualité d'hôtelier, d'agence de voyage, de vendeur du séjour, de mandataire de paiement des réservations directes ou d'organisateur de voyage. L'Hôte est seul responsable de l'exécution de la prestation d'hébergement, de l'accueil des voyageurs, du traitement des réclamations, des annulations, des remboursements, des litiges, des dommages et de toutes les obligations réglementaires liées à son activité. Room Copilot ne garantit pas un volume de réservations, un taux d'occupation, un niveau de référencement ou un chiffre d'affaires particulier. Les réservations sont effectuées par des particuliers uniquement dans la version actuelle de la Plateforme. L'Hôte est seul vendeur des cartes cadeaux, seul cocontractant du Voyageur et seul responsable de la fourniture des biens ou services pouvant être réglés avec ces cartes. Room Copilot ne devient ni propriétaire des fonds, ni vendeur, ni fournisseur des prestations sous-jacentes. Toute page de vente, confirmation, facture ou document relatif à une carte cadeau doit identifier clairement l'Hôte comme vendeur. Room Copilot peut apparaître comme solution technique ou mandataire matériel, mais ne doit pas être présenté comme l'exploitant de l'établissement.

Article 12 — Paiements voyageurs — Stripe Connect Standard

Les paiements des réservations directes sont traités par Stripe, via le mécanisme Stripe Connect Standard. Chaque Hôte connecte son propre compte Stripe depuis le Cockpit. Les fonds des réservations directes sont versés directement sur le compte Stripe de l'Hôte. Room Copilot ne perçoit aucune commission sur les réservations directes. Room Copilot n'encaisse pas les fonds des réservations pour son propre compte. Aucune donnée bancaire ne transite par les serveurs de Room Copilot. Les paiements sont traités exclusivement via Stripe.js et Stripe Elements, conformément aux normes PCI-DSS. Le Voyageur ne voit jamais Stripe comme marque — il paie sur le site de l'Hôte. Le paiement intégral est requis au moment de la réservation, ou selon le délai configuré par l'Hôte (paramètre par défaut modifiable). Lorsque la réservation intervient après ce délai, le paiement est immédiat. L'Hôte est seul responsable de la gestion de ses fonds, de ses remboursements, de ses contestations de paiement (chargebacks) et de sa conformité avec les conditions d'utilisation de Stripe. Les paiements relatifs aux cartes cadeaux sont traités au moyen du compte de paiement connecté par l'Hôte. Les fonds sont versés directement sur ce compte, sous réserve des règles et contrôles du prestataire de paiement. Room Copilot ne reçoit pas les fonds pour son propre compte, ne détient pas les sommes dues à l'Hôte et n'effectue pas de reversement. Les frais de paiement, remboursements, contestations de paiement, impayés et demandes de chargeback sont supportés et gérés par l'Hôte, sous réserve des fonctionnalités proposées par le prestataire de paiement. L'Hôte doit conserver la preuve de l'opération : identifiant de transaction, date et heure, montant, statut du paiement, référence de la carte cadeau et, le cas échéant, preuve d'un remboursement ou d'une annulation.

Article 13 — Caution et dépôt de garantie

L'Hôte peut activer un mécanisme de préautorisation de caution via Stripe pour ses réservations. Ce mécanisme est optionnel et entièrement paramétré par l'Hôte. L'Hôte définit librement le montant de la caution, dans le respect des fourchettes indicatives suivantes : • Day-use / réservation à l'heure : 100 – 250 € (alerte recommandée > 300 €) • Suite romantique standard : 200 – 400 € (alerte recommandée > 1 nuitée) • Suite premium (jacuzzi, spa) : 300 – 600 € (alerte recommandée > 600 €) • Hébergement insolite haut de gamme : 500 – 1 000 € (revue > 1 000 €) Ces montants sont indicatifs et non contraignants. Il n'existe pas de plafond légal fixe pour le dépôt de garantie en location saisonnière ; son montant doit rester proportionné à la valeur du séjour et des équipements. L'Hôte s'engage à informer clairement le Voyageur du montant de la caution, du mécanisme de préautorisation, du délai de libération automatique et des motifs pouvant justifier une capture partielle ou totale. Room Copilot ne décide pas de la capture de la caution et n'est pas responsable des contestations liées à son utilisation. L'Hôte doit conserver les justificatifs nécessaires avant toute capture.

Article 14 — Mandat de facturation

En acceptant les présentes CGV et en activant la fonctionnalité de facturation, l'Hôte donne à Room Copilot un mandat exprès, limité, révocable et non exclusif pour établir matériellement, en son nom et pour son compte, les factures et justificatifs relatifs aux ventes réalisées par l'Hôte, y compris les ventes de cartes cadeaux. Le mandat ne transfère pas à Room Copilot la qualité de vendeur, la propriété des fonds, la responsabilité de la prestation ou la responsabilité fiscale de l'Hôte. L'Hôte reste responsable de l'exactitude des informations d'identification, des prix, des règles de TVA, des conditions de validité, des remboursements, de la comptabilisation et de la conservation des factures. Chaque facture émise dans le cadre du mandat doit comporter, de manière lisible, la mention suivante : « Facture établie par Room Copilot au nom et pour le compte de [dénomination sociale / nom de l'Hôte]. » La numérotation est propre à chaque Hôte, chronologique, continue et non réutilisable. Le numéro de facture est distinct de la référence de la carte cadeau et de l'identifiant de transaction du paiement. L'Hôte dispose d'un accès aux factures émises pour son compte depuis son espace professionnel. Il doit contrôler les informations et signaler toute erreur dans un délai de quinze (15) jours à compter de leur mise à disposition, sans que ce délai fasse obstacle aux corrections nécessaires au regard d'une obligation légale. Room Copilot conserve une copie technique des factures et journaux associés pendant la durée prévue par ses politiques de conservation, sans se substituer à l'obligation légale de conservation de l'Hôte. L'acceptation électronique du mandat (date, heure, identité, version 2026-07-1.0) est enregistrée dans le Cockpit.

Article 14 bis — Cartes cadeaux à usages multiples

L'Hôte peut proposer des cartes cadeaux utilisables en une ou plusieurs fois pour plusieurs catégories de biens ou services. Lorsque, au moment de l'émission, les prestations susceptibles d'être acquises relèvent de traitements de TVA différents ou ne permettent pas de déterminer précisément la TVA applicable, la carte est traitée comme un bon à usages multiples, sous réserve de la qualification définitive retenue par l'Hôte avec son conseil. La facture d'émission de la carte cadeau doit identifier au minimum : la dénomination de l'Hôte, ses mentions légales, le numéro de facture, la date d'émission, l'identité et l'adresse du client lorsque requises, la référence unique de la carte, sa valeur nominale, le statut du paiement et les conditions essentielles d'utilisation. La facture d'émission ne doit pas ventiler une TVA qui n'est pas encore déterminable. Elle doit comporter une mention telle que : « Bon à usages multiples : aucune TVA n'est liquidée lors de l'émission. La TVA applicable sera déterminée lors de la fourniture effective des biens ou services acquis au moyen de ce bon, selon leur nature et le régime fiscal applicable à l'Hôte. » Lors de chaque utilisation, l'Hôte doit enregistrer la date, la carte utilisée, le montant imputé, la prestation fournie, le taux de TVA applicable, le solde restant et, le cas échéant, la date d'expiration. L'Hôte émet alors la facture correspondant à la prestation effectivement fournie et impute le paiement antérieur au moyen de la carte cadeau. La carte cadeau ne constitue pas une prestation d'hébergement et ne vaut pas réservation. Elle ne garantit une disponibilité qu'après confirmation d'une réservation selon les conditions de l'Hôte. La valeur non utilisée, les remboursements, les annulations, les expirations, les pertes et les contestations sont régis par les conditions de la carte cadeau publiées par l'Hôte et accessibles au Voyageur avant l'achat.

Article 15 — TVA et taxe de séjour — responsabilité de l'Hôte

15.1 — TVA : L'Hôte est seul responsable de la détermination de son régime de TVA, des taux applicables à ses prestations, des mentions obligatoires sur ses factures et de ses déclarations fiscales. Room Copilot applique les paramètres de TVA renseignés par l'Hôte dans le Cockpit, sans vérification ni conseil fiscal. En cas de franchise en base de TVA, l'Hôte doit activer la mention légale appropriée : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Room Copilot ne garantit pas la conformité fiscale des paramètres configurés par l'Hôte. 15.2 — Taxe de séjour : Room Copilot fournit une base indicative de données de taxe de séjour issues des informations officielles disponibles. Ces données sont fournies à titre informatif et peuvent ne pas refléter les délibérations communales les plus récentes. L'Hôte est seul responsable de la vérification du barème applicable dans sa commune, des exonérations légales (mineurs, saisonniers, etc.), des conditions d'exonération pour les réservations day-use ou les séjours de moins de 24 heures, de la collecte, de la déclaration et du reversement de la taxe auprès de sa collectivité. Room Copilot ne garantit pas l'exactitude, l'exhaustivité ou l'actualité des données de taxe de séjour fournies. L'Hôte renseigne dans le Cockpit son régime de TVA et les paramètres nécessaires à l'émission de ses documents. Room Copilot applique techniquement les paramètres fournis, sans validation fiscale ni conseil. L'Hôte doit faire corriger sans délai toute facture comportant une information inexacte. La taxe de séjour, lorsqu'elle est applicable, n'est pas incluse dans la valeur de la carte cadeau sauf indication expresse de l'Hôte. Elle est calculée et facturée lors de la réservation ou de la fourniture effective, selon les règles applicables au séjour et à la collectivité concernée.

Article 16 — Outils IA et contenus générés

Les Outils IA de Room Copilot (création de site, rédaction de contenu, tarification dynamique, chatbot) sont fournis à titre d'assistance. Ils ne remplacent pas le jugement et la responsabilité de l'Hôte. L'Hôte est seul responsable de vérifier, valider et corriger tout contenu généré par l'IA avant publication : textes, descriptions, tarifs, réponses du chatbot, articles de blog. Room Copilot ne garantit pas que les contenus générés soient exacts, originaux, complets, adaptés à une situation particulière, libres de droits ou conformes à la réglementation applicable. L'Hôte s'interdit d'utiliser les Outils IA pour générer des contenus illicites, trompeurs, discriminatoires, diffamatoires ou portant atteinte aux droits de tiers. Room Copilot se réserve le droit de retirer ou de désactiver tout contenu généré par l'IA qui présenterait un risque manifeste pour les droits de tiers, la sécurité ou la réputation de la Plateforme.

Article 17 — Intégrations OTA et services tiers

La synchronisation avec les OTA (Airbnb, Booking.com) est assurée via Beds24. Room Copilot n'est pas responsable des indisponibilités, modifications d'API, limitations, blocages ou erreurs de synchronisation imputables aux OTA ou à Beds24. L'Hôte est responsable de la surveillance de ses disponibilités sur l'ensemble des canaux et de la vérification régulière de la synchronisation. Room Copilot ne garantit pas l'absence de double réservation lorsque la cause est externe à la Plateforme ou liée à une configuration erronée de l'Hôte. L'Hôte s'engage à respecter les conditions d'utilisation des OTA auxquelles il est connecté. Room Copilot n'est pas responsable des sanctions, suspensions ou résiliations prononcées par les OTA à l'encontre de l'Hôte. Les connexions via OAuth (Google, Facebook, Instagram, Apple) sont soumises aux conditions d'utilisation de ces tiers. Room Copilot n'est pas responsable des modifications ou interruptions de ces services.

Article 18 — Disponibilité, maintenance et support

Room Copilot s'engage à mettre en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité de la Plateforme. Cet engagement est une obligation de moyens et non de résultat. Des interruptions planifiées peuvent survenir pour maintenance, mises à jour ou améliorations. Room Copilot s'efforce de les programmer en dehors des heures de forte utilisation et d'en informer les Hôtes à l'avance. Room Copilot n'est pas responsable des interruptions causées par les réseaux de télécommunication, les navigateurs des utilisateurs, les fournisseurs cloud, les OTA, Stripe, Beds24, les erreurs d'usage de l'Hôte ou les cas de force majeure. Le support est assuré par email à support@roomcopilot.fr. Les délais de réponse sont indicatifs et non contractuels.

Article 19 — Responsabilité et limitation

19.1 — Exclusions : Room Copilot ne peut être tenu responsable des dommages indirects, consécutifs ou immatériels subis par l'Hôte, notamment : perte de chiffre d'affaires, perte de profit, perte de données non sauvegardées, atteinte à l'image, opportunité manquée, perte de clientèle. 19.2 — Plafonnement : La responsabilité totale de Room Copilot, toutes causes confondues, est limitée aux montants effectivement payés par l'Hôte au titre de son abonnement au cours des 12 derniers mois précédant le fait générateur. 19.3 — Exceptions : Ces limitations ne s'appliquent pas en cas de faute lourde ou de dol de Room Copilot, de dommage corporel, ou dans tout autre cas où une limitation de responsabilité serait légalement interdite. 19.4 — Responsabilité de l'Hôte : L'Hôte est seul responsable de sa prestation touristique, de sa relation avec les Voyageurs, de ses obligations fiscales, de ses factures, de ses contenus publiés et de tout dommage causé à des tiers du fait de son activité. Room Copilot est responsable de la génération technique des documents dans la limite des données et paramètres fournis par l'Hôte. Room Copilot n'est pas responsable d'une erreur résultant d'informations incomplètes, inexactes ou obsolètes saisies ou validées par l'Hôte, ni de la qualification fiscale retenue par celui-ci. L'Hôte garantit Room Copilot contre toute réclamation, pénalité, redressement ou demande d'un Voyageur résultant de la vente, de la validité, du remboursement, de l'utilisation ou de l'expiration d'une carte cadeau, sauf faute prouvée de Room Copilot dans l'exécution du mandat technique.

Article 20 — Données personnelles et RGPD

Le traitement des données personnelles est régi par la Politique de Confidentialité de Room Copilot et par l'Accord de Sous-traitance RGPD (DPA) conclu entre Room Copilot et l'Hôte. Room Copilot agit en qualité de responsable de traitement pour les données relatives aux comptes Hôtes, à la facturation et à la prospection. Il agit en qualité de sous-traitant pour les données des Voyageurs traitées pour le compte de l'Hôte. L'Hôte agit en qualité de responsable de traitement pour les données de ses Voyageurs. Il est seul responsable de la conformité RGPD de son activité d'hébergement, de ses propres mentions d'information et de sa politique de confidentialité voyageurs. Pour l'émission et l'archivage des factures, Room Copilot traite les données nécessaires à la facturation en qualité de responsable de traitement ou selon la qualification retenue dans le DPA applicable. Pour les données des Voyageurs traitées sur instruction de l'Hôte, Room Copilot agit en qualité de sous-traitant. L'Hôte doit informer les Voyageurs des traitements réalisés, notamment concernant l'achat, la délivrance, le suivi du solde, l'utilisation et le remboursement des cartes cadeaux. Les données nécessaires à la preuve et à la conservation des factures peuvent être conservées pendant les durées légales applicables. Contact données : support@roomcopilot.fr. Réclamations : support@roomcopilot.fr.

Article 21 — Propriété intellectuelle

Room Copilot est titulaire de l'ensemble des droits de propriété intellectuelle relatifs à la Plateforme, au Cockpit, aux Outils IA, aux interfaces, aux algorithmes, aux bases de données et aux marques Room Copilot et Insolit Copilot. L'Hôte bénéficie d'un droit d'utilisation personnel, non exclusif, non transférable et limité à la durée de l'abonnement, pour accéder à la Plateforme et l'utiliser conformément aux présentes CGV. L'Hôte reste titulaire des droits sur les contenus qu'il importe ou crée sur la Plateforme (textes, photos, descriptions). Il accorde à Room Copilot une licence limitée pour héberger, adapter techniquement et diffuser ces contenus dans le cadre de la fourniture du service.

Article 22 — Confidentialité

Chaque partie s'engage à maintenir la confidentialité des informations confidentielles de l'autre partie dont elle aurait connaissance dans le cadre de l'exécution du contrat, et à ne pas les divulguer à des tiers sans accord préalable écrit. Cette obligation de confidentialité ne s'applique pas aux informations qui sont ou deviennent publiques sans faute de la partie réceptrice, ou dont la divulgation est requise par la loi ou une décision judiciaire.

Article 23 — Force majeure

Aucune partie ne peut être tenue responsable d'un manquement à ses obligations contractuelles résultant d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil : événement imprévisible, irrésistible et extérieur à la partie qui l'invoque. La partie invoquant la force majeure notifie l'autre partie sans délai. Si l'empêchement dure plus de 30 jours, chaque partie peut résilier le contrat sans indemnité, par notification écrite.

Article 24 — Modifications des CGV

Room Copilot se réserve le droit de modifier les présentes CGV à tout moment. Toute modification substantielle est notifiée à l'Hôte par email au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. L'Hôte qui refuse les nouvelles CGV peut résilier son abonnement sans frais avant la date d'entrée en vigueur des modifications. À défaut de résiliation, les nouvelles CGV sont réputées acceptées.

Article 25 — Droit applicable, médiation et juridiction

Les présentes CGV sont soumises au droit français. En cas de litige, les parties s'engagent à rechercher une solution amiable avant toute action judiciaire. À défaut d'accord amiable dans un délai de 30 jours à compter de la notification du litige, le différend sera soumis au Tribunal de commerce de Paris, auquel les parties attribuent compétence exclusive, même en cas de pluralité de défendeurs ou d'appel en garantie. Note : La compétence territoriale sera à confirmer en fonction du siège social exact de la société éditrice.

Article 26 — Objet et acceptation des CGU

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (CGU) régissent les conditions d'accès et d'utilisation de la Plateforme Room Copilot, accessible sur Room Copilot et le domaine professionnel de Room Copilot. En créant un compte ou en accédant à la Plateforme, l'Hôte accepte sans réserve les présentes CGU. Cette acceptation est matérialisée par la case à cocher lors de la création du compte. La date, l'heure, l'adresse IP et la version des CGU acceptées sont enregistrées. Les CGU complètent les CGV et s'appliquent à tout utilisateur de la Plateforme, y compris les membres d'équipe de l'Hôte.

Article 27 — Accès au cockpit et sécurité des identifiants

L'accès au Cockpit (le domaine professionnel de Room Copilot) est possible via : • Adresse email et mot de passe • Connexion via compte Google (OAuth) • Connexion via compte Apple (OAuth) • Connexion via compte Facebook ou Instagram (OAuth) L'Hôte est responsable de la sécurité de ses identifiants et de ceux de son équipe. Il s'engage à utiliser un mot de passe robuste, à ne pas le partager et à le modifier régulièrement. Le Cockpit est une interface professionnelle non indexée par les moteurs de recherche. Son URL (le domaine professionnel de Room Copilot) ne doit pas être partagée publiquement. Room Copilot se réserve le droit de bloquer l'accès à un compte en cas de suspicion d'activité frauduleuse ou de compromission des identifiants.

Article 28 — Droits d'utilisation — licence limitée

Room Copilot accorde à l'Hôte un droit d'accès et d'utilisation de la Plateforme, personnel, non exclusif, non transférable et limité à la durée de l'abonnement souscrit. Ce droit d'utilisation est strictement limité à l'usage professionnel de l'Hôte pour la gestion de ses propres établissements d'hébergement déclarés dans la Plateforme. L'Hôte s'interdit notamment de : • Reproduire, copier, modifier, adapter ou créer des œuvres dérivées de la Plateforme • Décompiler, désassembler ou tenter de reconstituer le code source de la Plateforme (reverse engineering) • Extraire massivement des données de la Plateforme (scraping) • Revendre, sous-licencier ou transférer son accès à des tiers • Utiliser la Plateforme pour le compte d'établissements non déclarés

Article 29 — Gestion des membres d'équipe

L'Hôte peut inviter des membres de son équipe à accéder au Cockpit selon les rôles disponibles dans son offre (Staff Housekeeping, Staff Conciergerie, etc.). L'Hôte est responsable des actions de ses membres d'équipe sur la Plateforme. Il s'engage à révoquer immédiatement les accès de tout membre quittant son organisation. Les membres d'équipe n'ont accès qu'aux fonctionnalités correspondant à leur rôle. Ils n'ont pas accès aux informations financières, aux paramètres d'abonnement ni aux données personnelles des Voyageurs au-delà de ce qui est nécessaire à leur mission.

Article 30 — Propriété des contenus de l'Hôte

L'Hôte reste titulaire de l'ensemble des droits de propriété intellectuelle sur les contenus qu'il importe, crée ou publie via la Plateforme : textes, descriptions, photographies, vidéos, logos, marques. L'Hôte garantit à Room Copilot qu'il dispose de tous les droits nécessaires sur ces contenus et que leur utilisation ne porte pas atteinte aux droits de tiers. En cas de réclamation d'un tiers relative aux contenus de l'Hôte, celui-ci s'engage à prendre en charge la défense de Room Copilot et à l'indemniser de tout préjudice subi.

Article 31 — Licence accordée à Room Copilot

En important ou en publiant des contenus sur la Plateforme, l'Hôte accorde à Room Copilot une licence mondiale, non exclusive, gratuite, pour la durée de l'abonnement, aux fins de : • Héberger, stocker et sauvegarder les contenus sur les serveurs de la Plateforme • Adapter techniquement les contenus (redimensionnement d'images, optimisation, conversion de formats) pour les besoins du service • Diffuser les contenus sur le Site Voyageur de l'Hôte et dans le Cockpit • Utiliser les contenus pour améliorer les Outils IA, dans le respect du RGPD et des droits de l'Hôte Cette licence prend fin à la résiliation de l'abonnement, sous réserve des durées de conservation prévues aux présentes.

Article 32 — Usages prohibés

Il est strictement interdit d'utiliser la Plateforme pour : • Publier des contenus illicites, diffamatoires, discriminatoires, obscènes, menaçants ou portant atteinte à la dignité humaine • Usurper l'identité d'un tiers ou induire en erreur les Voyageurs sur la nature, les caractéristiques ou la disponibilité des hébergements • Collecter des données personnelles de Voyageurs à des fins non déclarées ou non autorisées • Effectuer des tests de sécurité, des attaques par déni de service ou toute tentative de compromission de la Plateforme • Introduire des virus, logiciels malveillants ou tout code susceptible de perturber le fonctionnement de la Plateforme • Contourner les mécanismes de sécurité, d'authentification ou de contrôle d'accès • Utiliser des robots, scripts ou outils automatisés pour accéder à la Plateforme sans autorisation préalable • Envoyer des communications non sollicitées (spam) via les outils de messagerie de la Plateforme Tout usage prohibé entraîne la suspension immédiate du compte et peut donner lieu à des poursuites judiciaires.

Article 33 — Modération et retrait de contenu

Room Copilot se réserve le droit, sans obligation, de surveiller les contenus publiés sur les Sites Voyageurs hébergés par la Plateforme. Room Copilot peut retirer ou désactiver tout contenu qui : • Viole les présentes CGU ou la réglementation applicable • Porte atteinte aux droits de tiers • Présente un risque pour la sécurité, l'intégrité ou la réputation de la Plateforme • Fait l'objet d'une notification valide de tiers ou d'une injonction judiciaire L'Hôte est notifié du retrait par email dans les meilleurs délais. Il peut contester la décision en écrivant à support@roomcopilot.fr dans un délai de 15 jours.

Article 34 — Connexions sociales — OAuth

La connexion via Google, Apple, Facebook ou Instagram est soumise aux conditions d'utilisation et politiques de confidentialité de ces tiers. Room Copilot n'est pas responsable des modifications, interruptions ou suppressions de ces services. En utilisant une connexion sociale, l'Hôte autorise Room Copilot à accéder aux informations de base de son profil (nom, adresse email) nécessaires à la création et à la gestion de son compte. L'Hôte peut à tout moment dissocier sa connexion sociale depuis les paramètres de son compte.

Article 35 — Site Voyageur et sous-domaine

Pendant la période d'essai, le Site Voyageur est accessible sur un sous-domaine Room Copilot (ex. monhotel.sites.Room Copilot ou équivalent selon l'environnement). Ce sous-domaine est non indexable par les moteurs de recherche pendant l'essai. Après souscription d'un abonnement, l'Hôte peut connecter son propre domaine personnalisé ou en acquérir un via la plateforme, selon les entitlements de son offre : le domaine peut être inclus (notamment avec un abonnement SaaS annuel portant l'entitlement correspondant) ou facturé en add-on annuel. Room Copilot assure l'hébergement technique du Site Voyageur dans le cadre de l'abonnement. L'Hôte reste responsable du contenu publié sur son site. En cas de résiliation ou de suspension, le Site Voyageur est mis hors ligne. Les données sont conservées selon les modalités prévues à l'article 37.

Article 36 — Cookies et traceurs

La Plateforme utilise des cookies et traceurs nécessaires à son fonctionnement (authentification, sécurité, préférences). Des cookies analytiques peuvent être utilisés pour mesurer l'audience et améliorer le service. L'Hôte est informé de l'utilisation des cookies lors de sa première connexion. Il peut gérer ses préférences depuis les paramètres de son navigateur ou depuis le bandeau de consentement. Pour les Sites Voyageurs hébergés par Room Copilot, l'Hôte est responsable de la mise en place d'un bandeau de consentement conforme au RGPD pour ses propres Voyageurs.

Article 37 — Conservation et suppression des données

Les durées de conservation des données sont les suivantes : • Compte en essai actif : durée de l'essai en cours (14 jours au moment de l'inscription) — données complètes • Compte en essai expiré (non converti) : 90 jours — suspendu, séquence de relance • Compte abonné actif : durée de l'abonnement — données complètes • Compte résilié (abonnement payant) : 30 jours — suspendu, export sur demande • Factures et documents de réservation : 10 ans maximum — archive de sauvegarde, accès restreint • Données de prospection (non clients) : 3 ans — conformément au RGPD • Logs de connexion et sécurité : 12 mois — sécurité et conformité L'export des données après résiliation d'un abonnement payant est possible sur demande écrite adressée à support@roomcopilot.fr pendant les 30 jours suivant la fin d'abonnement. L'export est fourni dans un délai indicatif de 30 jours à compter de la réception d'une demande complète. À l'issue des délais applicables, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible, à l'exception des données dont la conservation est imposée par la loi.

Article 38 — Modifications des CGU

Room Copilot se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. Les modifications substantielles sont notifiées à l'Hôte par email au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur. La poursuite de l'utilisation de la Plateforme après cette date vaut acceptation des nouvelles CGU.

Article 39 — Droit applicable

Les présentes CGU sont soumises au droit français. Tout litige relatif à leur interprétation ou à leur exécution relève de la compétence exclusive du Tribunal de commerce de Paris.

Mandat de facturation — texte d'acceptation Cockpit

Je soussigné(e), agissant pour le compte de l'Hôte, donne mandat à Room Copilot pour établir matériellement, en mon nom et pour mon compte, les factures et justificatifs relatifs aux ventes réalisées par mon établissement via la Plateforme, notamment les cartes cadeaux à usages multiples. • Je reste le vendeur et le seul responsable de la relation avec le client et de la fourniture des prestations. • Je reste responsable des mentions légales, de la numérotation, de la TVA, de la taxe de séjour, des remboursements et de la conservation comptable. • J'autorise Room Copilot à utiliser les données de mon établissement et de mes clients strictement nécessaires à l'établissement et à la transmission des documents. • Je m'engage à vérifier les documents mis à disposition dans mon Cockpit et à signaler toute erreur. • Je reconnais que le paiement est effectué directement sur mon compte de paiement connecté et que Room Copilot n'encaisse pas les fonds pour son propre compte. Le mandat prend effet à son acceptation électronique et reste valable jusqu'à sa révocation ou la fin de la relation contractuelle, sous réserve du traitement des factures déjà émises. Acceptation électronique : date, heure, empreinte, identité du représentant, version des CG et version du mandat (2026-07-1.0) enregistrées dans le système.

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